晶科能源股份有限公司（簡稱“晶科能源”）是一家全球知名、極具創(chuàng)新力的太陽能科技企業(yè)。

公司戰(zhàn)略性布局光伏產業(yè)鏈核心環(huán)節(jié)，聚焦光伏產品一體化研發(fā)制造和清潔能源整體解決方案提供，銷量領跑全球主流光伏市場，入選2023年《財富》中國500強企業(yè)。

隨著新能源行業(yè)的迅猛發(fā)展、企業(yè)的全球化擴張，晶科能源在技術創(chuàng)新、業(yè)務發(fā)展、管理優(yōu)化的過程中，積累了大量的文件。作為重要的數字資產，需要有一個統一的線上管理系統，對全集團文件進行全生命周期的有效管理：

文控管理需求

1、文件統一管理需求：企業(yè)中有大量的文件需要管理，需要統一的線上管理系統，簡化管理工作程序，并且實現對全集團文件的全生命周期管理。

2、文件權限需求：針對不同文件有不同的密級程度，可查看該文件的人員也不同；借閱文件需要有記錄、實時跟蹤，確保集團文件安全。

3、文件新建、變更與廢止的需求：企業(yè)中大量的文件隨著業(yè)務需求的變化，需要進行相應的新建、下發(fā)、變更、廢止，如何減少手動操作的工作量？

4、文件查詢的需求：便捷的文件查詢功能，減少線下查找的時間成本，讓文檔更快地應用在企業(yè)業(yè)務中，發(fā)揮更大的價值。

……

此次，晶科能源聯合泛微采知連建立文控管理平臺，將運營體系文件集中在一個平臺上進行維護，建立全生命周期的文控數字化管理體系，圍繞文件的全生命周期，實現從文檔發(fā)布、使用、版本控制以及作廢銷毀的全過程管控。

1文件制作

1、套用模板，一鍵生成標準體系文件

可在系統中維護各類體系文件對應的模板，并且對其中不可編輯的部分進行鎖定，快速進行套用，一鍵生成標準體系文件。模板中的部分內容與填寫的信息自動關聯（如文件名稱、文件編號等信息）。

2、文件自動編號

根據文件類型、文件分類、編制部門等信息可設定多套編號規(guī)則，系統后臺在創(chuàng)建文檔根據所選擇的文檔類型、文件分類等信息自動判斷適配的編號規(guī)則，并在文件審核發(fā)布后自動根據規(guī)則生成編號。

將文件的新建、命名、編號等都根據公司制度統一規(guī)范起來，便于后續(xù)管理。

2文件全生命周期管理

通過采知連文控管理平臺，新建、變更與廢止文件簡單便捷，很大程度將制作文件的工作化繁為簡，提升工作效率。

1、加蓋受控章：在線管理各類文控印章，印控章中自動更新歸檔的時間信息，增強文件受控效果。

2、修改留痕：新增文件過程中各節(jié)點對文檔的批注、評論、編輯內容均可在線留痕。

3、變更管理：變更的文件名稱、版本、編號、責任人等屬性均可更新至文件封面，變更后版本自動更新。文件變更后，版本自動更新，歷史版本自動失效，具有歷史版本查看權限的用戶，可以看見該篇文檔所有的歷史版本。

4、文件復審：可設定復審提醒周期，每份文件可以不同；到期自動觸發(fā)文件復審流程，把需要復審的文件信息自動帶出，無需重復填寫。

5、文件作廢：文件復審后需要作廢處理，可觸發(fā)文件作廢流程，選擇需作廢文件，在線流程處理后，文件狀態(tài)將自動變更為“作廢”，該文件的權限將回收處理。

3文件查閱，高效利用

1、文控統一門戶：形成統一文件查詢和借閱入口，文控門戶整合快捷流程和最新文件，方便用戶操作與學習。

2、文件清單：基于管控和審計要求，形成多種類型的文件清單，包括生效文件清單、待培訓清單、待發(fā)布清單、作廢清單、文件復審未處理清單等。支持按照文件屬性進行檢索、統計，以及清單中文件的在線預覽。

3、文件借閱：文件在線借閱申請，申請、審批、借閱、收回全流程管控，系統能夠按照借閱期限，對借閱查看的電子文件進行自動賦權與自動收權。

可替他人申請借閱權限，可申請永久查看權限和定期查看權限。多種靈活的方式，讓文件查閱更方便。

4文件權限管理，靈活管控

1、精細化權限管理：對文檔上傳、下載、預覽、打印、共享等具備精細化的權限管控，滿足企業(yè)的合規(guī)管理需求。支持分級授權管理，對于不同下屬業(yè)務版本、部門可單獨設置文件分類的管理和使用權限；根據部門、崗位、職級、角色等維度進行權限分配，不受組織變動影響。

2、權限回收：可對文件進行權限回收，包括全部權限回收和部分權限回收，全部權限回收：原有下發(fā)部門均無法再查看本文檔，部分權限回收：僅被回收的部門無法查看。

價值總結

結合晶科能源實際情況，泛微采知連構建了文控模塊，有效地整合了企業(yè)資源、規(guī)范了企業(yè)文件管理，進一步賦能前端業(yè)務，助力企業(yè)文件管理更智能、高效、合規(guī)：

1、統一平臺：文件統一在采知連文控系統中進行維護，統一文件查詢和借閱入口；

2、提升效率：通過文控管理平臺，新建、變更與廢止文件簡單便捷，很大程度將制作文件的工作化繁為簡，提升工作效率；

3、規(guī)范制度：將文件的新建、命名、編號等都根據公司制度統一規(guī)范起來，也更便于后續(xù)管理；

4、數據統計：針對文件進行的操作等數據都進行留檔，方便領導根據不同條件查詢文件，便于管理層的審查分析。

免責聲明：市場有風險，選擇需謹慎！此文僅供參考，不作買賣依據。